Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist eine Verordnung in Deutschland, die die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in elektronischer Form regelt.
Sie ist beim Datenschutz ein Nebenaspekt, dem wir uns gern annehmen.
Die GoBD wurde am 14. November 2014 veröffentlicht und trat am 1. Januar 2015 in Kraft. Sie ersetzt die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).
Die GoBD zielt darauf ab, die Integrität, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von digitalen Geschäftsunterlagen sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem Buchungsbelege, Buchungsanweisungen, Kontenpläne, Jahresabschlüsse und Handels- oder Geschäftsbriefe.
Die wichtigsten Punkte der GoBD sind:
- Unveränderbarkeit: Geschäftsunterlagen dürfen nachträglich nicht verändert werden. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Geschäftsunterlagen müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen muss den allgemein anerkannten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
- Dokumentation von Prozessen: Alle Prozesse im Zusammenhang mit der Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen dokumentiert werden.
- Revisionssicherheit: Die Geschäftsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie im Falle einer Betriebsprüfung oder einer Steuerprüfung revisionssicher zugänglich sind.
Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen in Deutschland verpflichtend und wird von den Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen überprüft. Verstöße gegen die GoBD können zu Bußgeldern und anderen Sanktionen führen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die Anforderungen der GoBD genau kennen und sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme diesen Anforderungen entsprechen.